Dwa reżimy prawne, jeden cel
Od kwietnia 2023 roku w polskim Kodeksie pracy współistnieją dwie regulacje dotyczące pracy wykonywanej poza siedzibą pracodawcy. Praca zdalna (art. 6718–6734 k.p.), wprowadzona nowelizacją z 1 grudnia 2022 r., zastąpiła przepisy o telepracy — ale ze znaczącym zastrzeżeniem. Pracodawcy, którzy zawarli porozumienia o telepracy przed wejściem w życie nowych przepisów, mogli stosować dotychczasowe warunki jeszcze przez 6 miesięcy. W praktyce oznacza to, że w wielu firmach wciąż funkcjonują pracownicy objęci starymi regulacjami obok osób zatrudnionych na nowych zasadach.
Telepraca — co mówił stary Kodeks
Telepraca (dawny art. 675–6717 k.p.) definiowana była jako praca wykonywana regularnie poza zakładem pracy z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Ten ostatni element był kluczowy — telepraca wymagała, aby wyniki pracy były przekazywane pracodawcy drogą elektroniczną. Ewidencja czasu pracy telepracownika podlegała ogólnym zasadom z art. 149 k.p., z jednym istotnym doprecyzowaniem: pracodawca mógł kontrolować telepracownika w jego domu, ale jedynie za uprzednią zgodą wyrażoną w formie pisemnej.
Rejestracja czasu pracy opierała się najczęściej na logowaniu do systemu informatycznego pracodawcy, co tworzyło automatyczny ślad aktywności. Nie było formalnego wymogu stosowania osobnego systemu RCP.
Praca zdalna — nowe reguły od 2023 roku
Praca zdalna jest pojęciem szerszym. Zgodnie z art. 6718 k.p. może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą — nie wymaga środków komunikacji elektronicznej jako warunku definicyjnego. Obejmuje więc także prace manualne wykonywane zdalnie (np. tłumaczenia pisemne, prace graficzne na papierze).
Trzy formy pracy zdalnej i ich wpływ na ewidencję
- Praca zdalna stała — wykonywana wyłącznie zdalnie, na podstawie uzgodnienia przy zawarciu umowy lub w trakcie zatrudnienia. Ewidencja czasu pracy musi obejmować pełne dane godzinowe.
- Praca zdalna hybrydowa — częściowo w biurze, częściowo zdalnie. System ewidencji musi rozróżniać dni pracy stacjonarnej od zdalnej, ponieważ wpływa to na rozliczanie kosztów (art. 6724 § 1 pkt 2 k.p.).
- Praca zdalna okazjonalna — do 24 dni w roku kalendarzowym, na wniosek pracownika (art. 6733 k.p.). Nie wymaga formalnego porozumienia, ale musi być odnotowana w ewidencji czasu pracy.
Kluczowe różnice w ewidencjonowaniu
Najważniejsze rozbieżności między starą telepracą a nową pracą zdalną dotyczą czterech obszarów. Po pierwsze, w pracy zdalnej pracodawca ma obowiązek pokrywania kosztów energii i Internetu (art. 6724 k.p.), co wymaga ewidencjonowania dni zdalnych z dokładnością pozwalającą na naliczenie ryczałtu lub ekwiwalentu. Po drugie, pracownik zdalny ma obowiązek potwierdzać obecność w sposób ustalony z pracodawcą — regulamin lub porozumienie powinno precyzować, czy służy temu system RCP, mail, komunikator czy dedykowana aplikacja.
Po trzecie, kontrola pracy zdalnej musi być opisana w porozumieniu zbiorowym lub regulaminie (art. 6720 § 6 k.p.), a nie jak przy telepracy — w indywidualnej zgodzie pracownika. Po czwarte, praca zdalna okazjonalna nie wymaga pokrywania kosztów przez pracodawcę, więc system ewidencji czasu pracy musi odróżniać ją od pracy zdalnej stałej lub hybrydowej.
Praktyczna rekomendacja
Niezależnie od formy pracy pozabiurowej, rejestracja czasu pracy powinna odbywać się w jednym spójnym systemie. Prowadzenie osobnych ewidencji dla telepracowników, pracowników zdalnych i stacjonarnych to prosta droga do chaosu. Rozwiązania takie jak TimeHunter umożliwiają oznaczanie typu pracy (biuro, dom, teren) przy każdej rejestracji, automatycznie naliczając odpowiednie ryczałty i generując raporty zgodne z wymogami nowych przepisów o pracy zdalnej.