Punkt wyjścia: 640 pracowników, 3 zmiany, papierowe listy
Firma Metalkon (nazwa zmieniona na życzenie klienta) to producent konstrukcji stalowych z Górnego Śląska, zatrudniający 640 osób na trzech zmianach produkcyjnych i w biurze. Do marca 2024 roku ewidencja czasu pracy opierała się na papierowych kartach pracy wypełnianych przez brygadzistów, zbieranych co tydzień przez dział kadr i ręcznie wprowadzanych do Comarch Optima. System „działał" przez 12 lat.
Punkt zwrotny nadszedł, gdy kontrola PIP wykazała nieprawidłowości w ewidencji 47 pracowników — brakujące wpisy, nierejestrowane nadgodziny, przekroczenia norm odpoczynku dobowego. Kara: 28 000 zł plus nakaz usunięcia uchybień w ciągu 90 dni.
Faza I: Audyt i wybór systemu (tygodnie 1–4)
Pierwszym krokiem był audyt stanu obecnego. Zespół projektowy (HR Business Partner, kierownik IT, przedstawiciel związków zawodowych) zmapował wszystkie przepływy informacji o czasie pracy. Kluczowe ustalenia:
- Średni czas od momentu przepracowania godziny do jej zarejestrowania w systemie: 9 dni
- Odsetek kart z nieczytelnym pismem: 23%
- Średni czas zamknięcia miesiąca przez dział kadr (4 osoby): 6 dni roboczych
- Szacunkowy koszt błędów w ewidencji (nadpłacone nadgodziny, źle naliczone dodatki): 14 700 zł miesięcznie
Następnie porównano 5 systemów RCP na rynku. Kryteria decydujące: integracja z Comarch Optima, obsługa systemu zmianowego z rotacją, czytniki odporne na warunki halowe (pył metalowy, temperatura), czas wdrożenia poniżej 10 tygodni.
Faza II: Pilotaż na jednym wydziale (tygodnie 5–8)
Zamiast wdrażać system ewidencji czasu pracy od razu w całej firmie, uruchomiono pilotaż na Wydziale Spawalni (87 osób, 3 zmiany). Zamontowano 4 czytniki kart zbliżeniowych przy wejściach na halę. Każdy pracownik otrzymał spersonalizowaną kartę i 15-minutowe szkolenie stanowiskowe.
Problemy z pilotażu, które udało się wychwycić przed pełnym wdrożeniem:
- Pracownicy kolejek rannej zmiany (start o 6:00, 87 osób) tworzyli korki przy 2 czytnikach — dodano 2 terminale
- Brygadziści potrzebowali możliwości korekty wpisów (np. gdy pracownik zapomniał odbić wyjścia) — dodano panel korekt z logowaniem zmian
- Związki zawodowe zgłosiły obawy o monitoring — przeprowadzono spotkanie informacyjne z prawnikiem
Faza III: Pełne wdrożenie (tygodnie 9–14)
Wdrożenie objęło kolejno wydziały: obróbka mechaniczna, lakiernia, logistyka, biuro. Rejestracja czasu pracy w biurze realizowana była przez aplikację desktopową — bez konieczności instalacji fizycznych czytników. Łącznie zainstalowano 18 terminali i przeszkolono 640 osób w 38 grupach szkoleniowych.
Wyniki po 6 miesiącach
Twarde dane po pół roku eksploatacji nowego systemu RCP:
- Zamknięcie miesiąca przez dział kadr: z 6 dni do 1,5 dnia
- Błędy w ewidencji: spadek z 7,3% do 0,4%
- Oszczędności na nadpłaconych nadgodzinach: 11 200 zł/miesiąc
- Czas od przepracowania godziny do rejestracji: z 9 dni do czasu rzeczywistego
ROI projektu wyniósł 7 miesięcy. Metalkon planuje teraz integrację systemu z planowaniem produkcji. Wdrożenie zrealizowano we współpracy z TimeHunter, którego zespół wdrożeniowy zapewnił wsparcie na każdym etapie — od audytu po optymalizację po starcie produkcyjnym.