Lista obecności – czy to legalne?
Wiele firm nadal prowadzi papierową listę obecności z podpisem pracownika.
Jest to dopuszczalne, ale…
Lista obecności nie zawsze spełnia wymogi ewidencji czasu pracy.
Czego brakuje w tradycyjnej liście?
Najczęściej lista zawiera tylko:
imię i nazwisko,
datę,
podpis.
Nie zawiera natomiast:
godziny rozpoczęcia pracy,
godziny zakończenia pracy,
informacji o nadgodzinach,
informacji o pracy nocnej,
rozliczenia dni wolnych.
Podczas kontroli może to zostać uznane za niewystarczające.
Co sprawdza PIP podczas kontroli?
Podczas kontroli Państwowa Inspekcja Pracy najczęściej sprawdzane są:
rzeczywiste godziny pracy,
zgodność z umową,
odpoczynki dobowe (11 godzin),
odpoczynki tygodniowe (35 godzin),
poprawność nadgodzin.
Jeżeli dokumentacja jest niepełna, inspektor może:
nałożyć mandat,
skierować sprawę do sądu,
nakazać poprawę dokumentacji.
Dlaczego elektroniczna ewidencja jest bezpieczniejsza?
System RCP:
zapisuje dokładne godziny wejścia i wyjścia,
nie pozwala na późniejszą manipulację,
generuje raporty,
daje historię zmian,
ułatwia archiwizację.
W przypadku sporu z pracownikiem dokumentacja elektroniczna jest znacznie bardziej wiarygodna.
Wniosek
Lista obecności może być dodatkiem, ale nie powinna być jedyną formą ewidencji.
Bezpieczniej jest korzystać z systemu RCP, który spełnia wszystkie wymogi prawa pracy.