Przechowywanie dokumentacji czasu pracy — obowiązujące przepisy
Kwestia przechowywania dokumentacji pracowniczej, w tym ewidencji czasu pracy, uległa istotnej zmianie od 1 stycznia 2019 roku. Wcześniej pracodawca był zobowiązany przechowywać akta osobowe przez 50 lat od zakończenia stosunku pracy. Nowelizacja Kodeksu pracy skróciła ten okres — ale z istotnymi zastrzeżeniami, które warto dobrze zrozumieć.
Aktualne okresy przechowywania
Od 1 stycznia 2019 roku obowiązują następujące zasady:
Pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 2019 r.
Dokumentację pracowniczą (w tym ewidencję czasu pracy) przechowuje się przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Warunkiem jest przekazanie do ZUS odpowiednich raportów informacyjnych.
Pracownicy zatrudnieni między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r.
Okres przechowywania może wynosić 10 lub 50 lat — w zależności od tego, czy pracodawca złożył do ZUS raport informacyjny ZUS OSW i ZUS RIA. Jeśli złożył — okres wynosi 10 lat od końca roku, w którym złożono raport. Jeśli nie — obowiązuje stary okres 50 lat.
Pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 r.
Obowiązuje stary okres przechowywania — 50 lat od zakończenia stosunku pracy. Nie ma możliwości skrócenia tego okresu.
Uwaga: Ewidencja czasu pracy jest częścią dokumentacji pracowniczej w rozumieniu art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy. Podlega więc tym samym okresom przechowywania co akta osobowe.
Co dokładnie trzeba przechowywać?
Zgodnie z rozporządzeniem z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, ewidencja czasu pracy obejmuje:
- Karty ewidencji czasu pracy z informacją o godzinach pracy w poszczególnych dniach.
- Wnioski pracownika dotyczące czasu pracy (np. o wyjście prywatne, odbiór nadgodzin).
- Dokumenty związane z udzielaniem i korzystaniem z urlopów.
- Listy obecności (jeśli są stosowane).
- Zgody pracownika na pracę w godzinach nadliczbowych (dla określonych grup).
- Dokumenty dotyczące pracy w niedziele i święta.
Forma przechowywania — papierowa czy elektroniczna?
Od 1 stycznia 2019 roku pracodawca może prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej. Jest to równoważne z formą papierową, pod warunkiem spełnienia wymogów technicznych:
- Integralność — dokumenty elektroniczne muszą być zabezpieczone przed nieautoryzowaną zmianą.
- Kompletność — system musi przechowywać całość dokumentacji, bez braków.
- Dostępność — dokumenty muszą być dostępne przez cały okres przechowywania.
- Poufność — dostęp do danych muszą mieć wyłącznie osoby upoważnione.
System RCP, taki jak TimeHunter, spełnia te wymogi z natury — dane są przechowywane w szyfrowanej bazie danych w chmurze, z automatycznymi kopiami zapasowymi i kontrolą dostępu.
Przejście z formy papierowej na elektroniczną
Pracodawca może w dowolnym momencie zmienić formę prowadzenia dokumentacji z papierowej na elektroniczną. Procedura wymaga:
- Sporządzenia odwzorowań cyfrowych dokumentów papierowych (skanów).
- Opatrzenia skanów kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy.
- Poinformowania pracowników o zmianie formy przechowywania dokumentacji.
- Umożliwienia pracownikom odbioru dokumentacji papierowej w ciągu 30 dni od zawiadomienia.
Konsekwencje nieprzechowywania dokumentacji
Zniszczenie lub utrata dokumentacji czasu pracy przed upływem wymaganego okresu przechowywania może skutkować:
- Karą grzywny od PIP — od 1 000 do 30 000 zł za wykroczenie przeciwko prawom pracownika.
- Problemami w sporach sądowych — w razie sporu o wynagrodzenie za nadgodziny brak ewidencji obciąża pracodawcę. Sąd Najwyższy wielokrotnie orzekał, że w takim przypadku ciężar dowodu spoczywa na pracodawcy.
- Problemami z ZUS — brak dokumentacji może utrudnić ustalenie uprawnień emerytalnych pracownika.
Wyrok Sądu Najwyższego z 14 maja 1999 r. (I PKN 62/99): „Pracodawca, który wbrew obowiązkowi nie prowadzi ewidencji czasu pracy, ponosi negatywne konsekwencje procesowe w sporze z pracownikiem o wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych."
Praktyczne wskazówki dotyczące archiwizacji
- Automatyzuj archiwizację — korzystaj z systemu RCP, który automatycznie przechowuje dane i umożliwia ich eksport.
- Twórz kopie zapasowe — niezależnie od formy przechowywania, regularne backupy to podstawa.
- Oznaczaj okresy retencji — dla każdego pracownika zaznacz, do kiedy należy przechowywać jego dokumentację.
- Planuj niszczenie danych — po upływie okresu przechowywania dokumentacja powinna być zniszczona w sposób uniemożliwiający jej odtworzenie (zgodnie z RODO).
- Dokumentuj proces — prowadź rejestr, kiedy i jakie dokumenty zostały zniszczone.
RODO a przechowywanie danych o czasie pracy
Przechowywanie danych o czasie pracy musi być zgodne z zasadą ograniczenia przechowywania z RODO (art. 5 ust. 1 lit. e). Dane nie powinny być przechowywane dłużej, niż jest to niezbędne do celów, w których są przetwarzane. W przypadku ewidencji czasu pracy okres ten wynika z przepisów prawa pracy — ale po jego upływie dane powinny zostać usunięte.
Podsumowanie
Przechowywanie dokumentacji czasu pracy to obowiązek prawny, którego naruszenie może mieć poważne konsekwencje. Elektroniczna forma przechowywania — za pomocą nowoczesnego systemu RCP — jest nie tylko zgodna z prawem, ale też bezpieczniejsza i wygodniejsza niż archiwum papierowe. Kluczowe to znać obowiązujące okresy retencji i zadbać o integralność, kompletność i dostępność danych przez cały wymagany okres.