Jak długo trzeba przechowywać ewidencję czasu pracy?
Ewidencja czasu pracy jest częścią dokumentacji pracowniczej, dlatego obowiązują ją konkretne terminy archiwizacji.
W 2026 roku podstawowa zasada brzmi:
📌 dokumentację pracowniczą należy przechowywać przez 10 lat od zakończenia stosunku pracy.
Jednak w zależności od daty zatrudnienia pracownika mogą obowiązywać inne okresy.
10 lat czy 50 lat? Skąd różnica?
Zmiany w przepisach wprowadziły skrócenie okresu przechowywania dokumentacji.
Obecnie:
dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku – okres przechowywania wynosi 10 lat,
dla starszych umów mogą obowiązywać wcześniejsze zasady (nawet 50 lat), jeżeli nie złożono odpowiednich dokumentów do ZUS.
Dlatego warto sprawdzić status każdego pracownika.
Co obejmuje obowiązek archiwizacji?
Przechowywaniu podlegają m.in.:
ewidencja czasu pracy,
dokumenty dotyczące nadgodzin,
urlopy i zwolnienia,
wnioski pracownicze,
dokumenty związane z wynagrodzeniem.
To oznacza ogromną ilość dokumentów przy większej liczbie pracowników.
Co grozi za brak dokumentacji?
Jeżeli pracodawca:
nie przechowuje dokumentacji przez wymagany okres,
nie potrafi jej okazać podczas kontroli,
może zostać ukarany grzywną do 30 000 zł.
Dodatkowo w sporach sądowych brak archiwum oznacza brak dowodów.
Archiwizacja papierowa – jakie ryzyko?
Papierowa archiwizacja oznacza:
konieczność fizycznego przechowywania dokumentów przez 10 lat,
ryzyko zniszczenia lub zagubienia,
koszty magazynowania,
brak szybkiego dostępu do danych.
Im większa firma, tym większy chaos.
Archiwizacja cyfrowa – czy jest legalna?
Tak.
Dokumentacja pracownicza może być prowadzona i przechowywana w formie elektronicznej, pod warunkiem:
zachowania integralności danych,
zabezpieczenia przed modyfikacją,
możliwości wydruku w razie kontroli.
Systemy RCP online spełniają te warunki, jeśli zapewniają odpowiednie zabezpieczenia.
Dlaczego system RCP ułatwia archiwizację?
Nowoczesny system rejestracji czasu pracy:
automatycznie zapisuje dane,
przechowuje historię zmian,
umożliwia szybkie wyszukiwanie raportów,
zabezpiecza dokumenty przed utratą,
pozwala wygenerować dokumenty podczas kontroli.
To ogromne uproszczenie dla działu HR.
Najczęstsze błędy przy archiwizacji
przechowywanie tylko list obecności,
brak kopii zapasowych,
brak podziału dokumentów na pracowników,
brak kontroli nad dostępem do danych.
Te błędy mogą kosztować znacznie więcej niż wdrożenie systemu online.
Podsumowanie
Ewidencję czasu pracy należy przechowywać przez co najmniej 10 lat (a w niektórych przypadkach dłużej).
Brak prawidłowej archiwizacji to ryzyko:
kar finansowych,
problemów podczas kontroli,
przegranych sporów sądowych.
Cyfrowa archiwizacja poprzez system RCP znacząco upraszcza proces i zwiększa bezpieczeństwo firmy.